Државниот завод за ревизија изврши ревизија на финансиските извештаи заедно со ревизија на усогласеност со законската регулатива, упатствата и воспоставените политики на Државниот архив за 2024 година.
Врз основа на извршената ревизија, Заводот изрази неповолно мислење и за реалноста и објективноста на финансиските извештаи и за усогласеноста со релевантните прописи.
Во 2016 година, Архивот добил исто така неповолно мислење за финансиските извештаи и мислење со резерва за усогласеноста со закони. Во 2018 година, Заводот извршил преглед на спроведувањето на препораките од тогашната ревизија – од девет дадени препораки, две биле спроведени, четири делумно, а три биле сѐ уште во тек.
Со извршената ревизија на финансиските извештаи заедно со ревизија на усогласеност за 2024 година, утврдиени се следниве состојби:
– слабости во начинот на спроведување на пописот на средствата и обврските и неизвршено усогласување на сметководствената со фактичката состојба утврдена со пописот;
– за дел од објектите сопственост на Државниот архив не постојат докази дали истите се евидентирани во деловните книги и не се преземени активности за осигурување на постојаните средства;
– не се врши ажурно и хронолошко евидентирање на движењето на залихите на публикуваните изданија;
– неисполнување на основните услови кои треба ги поседуваат депоата на Државниот архив со цел да се заштити архивскиот материјал, како и условите за заштита од неовластен пристап до архивскиот и документарен материјал;
– слабости при пресметката на платите;
– не е воспоставено вршење на внатрешната ревизија, што укажува на не воспоставен механизам кој ќе обезбеди подобрување на работните процеси и зајакнување на внатрешните контроли и
– слабости во спроведувањето и реализацијата на постапките за јавни набавки.
За надминување на утврдените состојби дадени се препораки со цел преземање на мерки и активности од надлежните лица и органи во функција на подобрување на состојбите. Во делот на нагласување на прашања обелоденети се следните состојби:
– во актот за систематизација на работните места не се предвидени сите нивоа на работни места на административни службеници;
– слабости во начинот на пополнување на испразнетите работни места со договори на определено време;
– ново доделениот објект не е во согласност со стандардите за архивско работење, што влијае на основната дејност на Државниот архив
– чување на архивскиот материјал кој претставува културно историско наследство од посебен национален интерес за државата и
– судските постапки во кои Државниот архив е тужена страна што може да има финансиски импликации во иднина.
Во делот на останати прашања ревизорите известуваат за изменување и дополнување на законската регулатива во насока на уредување на начинот на избор на заменик директор на Државниот архив, условите кои треба да ги исполнува како и утврдување на неговите надлежности. Во текот на ревизијата од страна на Државниот архив на Република Северна Македонија извршени се сметководствени корекции по дадените препораки од Државниот завод за ревизија кои предизвикуваат промени во финансиските извештаи. Од страна на одговорните лица на Државниот архив на Република Северна Македонија за периодот предмет на ревизија доставена е забелешка на Нацрт извештајот на овластениот државен ревизор, истата е разгледана и не е прифатена од причина што не се доставени нови докази за промена на утврдениата состојба.
